Check-out

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Para abrir la pantalla de check-out, puede seleccionar la opción Clientes del menú general o bien seleccionar el acceso directo de la barra superior de Domotel.

Pasos para realizar un check-out

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la lista de habitaciones ocupadas. Al seleccionar cada una de ellas, aparecen los cargos de la habitación seleccionada en la parte inferior de la pantalla, tanto la estancia como los cargos de cafetería, teléfono, wifi o películas compradas a través del sistema de televisión. Pulsando sobre la opción Leyenda situada en el menú superior derecho, se explica el código de colores empleado para diferenciar los distintos estados de los cargos de la habitación (factura emitida, sin pagar, etc…). Es posible editar la descripción y el precio de cada cargo, para ello, solamente hay que situar el ratón en la casilla correspondiente y escribir.
Cuando existe alguna promoción aplicable a algún cargo, aparece una estrella a la derecha del mismo. Pulsando sobre ella, se selecciona la promoción que se va a aplicar. También es posible no asignar ninguna promoción aunque existan promociones disponibles. Cuando existe algún concepto que se puede incluir en el régimen con el que se realizó el check-in (por ejemplo el desayuno), aparece a la derecha del mismo un cuchillo y un tenedor. Si se pulsa sobre el dibujo, automáticamente el precio del cargo correspondiente se cubre con cero euros, si se trata de un error, se puede desmarcar la opción de incluido en régimen volviendo a pulsar sobre el dibujo.
Debajo de la lista de cargos, aparecen tres opciones:

• Agregar: seleccionando esta opción, se pueden agregar cargos a los que ya están asignados a la habitación. Lo primero que hay que hacer es escoger la categoría del cargo que se va a introducir. Si se escoge la categoría Producto, hay que seleccionar el producto de cafetería de la lista que aparece en la parte inferior de la ventana. En cualquier caso, hay que prestar especial atención a la selección del tipo de IVA, a la descripción del cargo y al precio. Es posible agregar cargos negativos simplemente añadiendo un signo – al precio. Esta última opción es muy útil para anular cargos que ya han sido cobrados, ya que éstos no se pueden eliminar.
• Borrar: al seleccionar esta opción se eliminarán los cargos seleccionados. No se permiten eliminar los cargos para los que se ha generado algún tique o factura. Si se desea anular alguno de estos cargos, lo que hay que hacer es agregar un cargo negativo.
• Desglosar: esta opción sirve para dividir un cargo en varias líneas para poder cobrarlo por separado. Por ejemplo, si la estancia de una habitación se quiere abonar entre dos personas a medias, hay que seleccionar el cargo de estancia, luego la opción Desglosar y dividir en 2 porciones al 50% y Separar. Del mismo modo, pulsando Unir, se unen dos cargos que habían sido previamente separados.

Por último, aparece la suma de los cargos, lo que está abonado y lo que queda pendiente.
Para realizar el check-out, es necesario seleccionar la pestaña Cobrar de la derecha de la pantalla. Se seleccionan los cargos que se van a cobrar haciendo clic sobre cada uno de ellos y cubriendo las opciones que aparecen en la parte superior de la pantalla:

1. Forma de check-out.
   1. Coche. Esta opción sólo está disponible si se dispone de gestión de accesos para vehículos. Al seleccionar esta opción, no se realizará completamente el check-out hasta que el cliente salga con su vehículo y pase el kiosko de salida.
   2. Andando. Es la opción típica de un hotel. El cliente acude al mostrador a abonar los cargos que tiene pendientes. Se realizará completamente el check-out una vez se indique que está todo cobrado.
   3. Paseo. Esta opción es útil para establecimientos que facturan por tramos horarios, sirve para indicar que el cliente abona todo lo que debe y va a salir del recinto pero no se va a marchar definitivamente, volverá después de un tiempo. Cuando el huésped vuelve, hay que seleccionar la casilla Finalizar paseo.
2. Tiques. Esta sección permite gestionar la emisión de tiques, seleccionando los cargos de la parte inferior de la pantalla, si se presiona la opción Generar TIQUE, se emite un tique con los cargos seleccionados cuyo número aparece en cada línea a la izquierda. Para reimprimir el tique, basta con seleccionar cualquier cargo que esté incluido en el tique y hacer clic en la casilla Imprimir TIQUE. Cuando se selecciona la opción Anular TIQUE, se genera un tique con todos los cargos en negativo, que anula al tique seleccionado. Sólo se permite la anulación de tiques que todavía no hayan sido cobrados. Si se quiere anular un tique ya cobrado, es necesario añadir un cargo manualmente en negativo igual al importe cobrado.
3. Facturas. Si se quiere generar una factura, se procede de igual forma que cuando se emite un tique.

La emisión de tiques y/o facturas no implica que éstos hayan sido cobrados, por lo tanto, no se podrá realizar un check-out completo hasta indicar que se han cobrado todos los cargos pendientes. Esto se realiza seleccionando la casilla Cobrar tique/factura y, después, escogiendo la forma de pago adecuada.

Una vez realizados todos estos pasos, se realiza el check-out pulsando sobre la casilla Check out.