Check-in

From WikiDomo

Para abrir la pantalla de check-in, puede seleccionar la opción Clientes del menú general o bien seleccionar el acceso directo de la barra superior de Domotel.

Pasos para realizar un check-in

• Selección de la fecha/hora de salida
  Se fija la fecha y la hora a la que va a salir el cliente en el apartado Fecha/Hora de salida. Por defecto se propone el final del tramo mínimo. Para actualizar la fecha/hora seleccione la opción de la derecha.
• Selección de la habitación
  
  • Si el cliente ha realizado una reserva, se selecciona la opción Reserva. Se introduce el código de la reserva y se selecciona la opción Comprobar código. Si no se dispone del código de reserva, se selecciona la opción Buscar por persona, así saldrá un buscador de reservas por cliente. Al elegir la reserva correcta, se cubrirán todos los datos que se habían introducido en la reserva. No será necesario seleccionar la habitación manualmente.
  • Si el cliente no ha realizado una reserva, se selecciona la opción Normal (es la opción seleccionada por defecto). Se pulsa sobre la opción Mapa y se elige la habitación en la que se va a realizar el check-in. Sólo se permitirá la operación si la habitación está en el estado Libre o Climatizada.
• Selección del tramo horario
  Se elige el tramo horario adecuado para la entrada. Aparece seleccionado el tramo configurado por defecto.
• Selección del régimen
  Se elige el régimen con el que entra el huésped (pensión completa, media pensión, etc.). Aparece seleccionado el régimen configurado por defecto.
• Selección de la promoción
  Se elige la promoción que se le va a aplicar al huésped. Por defecto aparece deshabilitado, si existen promociones configuradas en el sistema, al pulsar sobre la lista, ésta se habilita y se puede seleccionar la promoción.
  Si se trata de una promoción que necesita un código de identificación (por ejemplo por medio de códigos de barras en tarjetas promocionales, códigos grabados en tarjetas RFID o simplemente códigos numéricos enviados por mail o por SMS), es necesario seleccionar los puntos suspensivos e introducir el código que presenta el huésped en el momento del check-in.
• Selección del modo de entrada
  En establecimientos con control de accesos para vehículos, es necesario indicar si el check-in se produce para un vehículo o para un huésped que accede a través de la recepción. En el primer caso, una vez realizado el check-in, se sucederán todas las acciones establecidas en el protocolo de acceso con vehículo (apertura de garaje, etc.). En el segundo caso, no se realizará ninguna acción en el sistema de acceso para vehículos.
• Observaciones
  Se pueden escribir comentarios para el check-in, se almacenarán con la información de la entrada.
• Identificación
  Si se dispone de un escáner de DNI, la imagen capturada se muestra en esta zona de la pantalla y se almacena durante todo el tiempo de la estancia del huésped. Podrá ser consultada para recoger los datos de facturación del huésped.
• Contratación de servicios
  En la zona denominada Servicios, aparecen los servicios disponibles para el tipo de habitación seleccionado. Los que no tengan un coste asociado se seleccionan automáticamente y los que tengan coste, aparecen deshabilitados, al seleccionarlos cambia el precio de la habitación ajustándose a las opciones elegidas.
• Prepago
  Si el cliente deja una cantidad de dinero como depósito, se indica en esta casilla. Al hacer el check-out, se descontará de la cuenta de la habitación la cantidad abonada como prepago. Al final del proceso de check-in se podrá imprimir un resguardo del pago.
• Selección del cliente
  Si se dispone de escáner de DNI, basta con pasarlo por el escáner y ya se selecciona automáticamente el cliente si ya estuvo alguna vez en el hotel. Si es un cliente nuevo, se abre la sección Cardex en la modalidad Alta de particular.
  Si no se dispone de escáner, hay que buscar el cliente. Se selecciona el recuadro con puntos suspensivos y aparece el cuadro de diálogo de búsqueda. Si es un particular o una empresa que ya estuvieron registrados en el hotel, simplemente se busca cubriendo los campos de búsqueda adecuados. Si se trata de un particular o una empresa nueva, se selecciona la casilla Nuevo y aparece la pantalla Cardex en la modalidad Alta de particular. Si se trata de una empresa hay que pulsar en el menú Alta / Empresa.
  Una vez seleccionado el cliente, se cubre la casilla Cliente pagador y, si se trata de un particular también se añade a la lista Huéspedes. Se cubre el apartado Observaciones con las anotaciones que se hayan hecho en el cardex sobre el cliente.
• Añadir huéspedes
  Para añadir huéspedes a la habitación, se selecciona la casilla Agregar de esta sección. Al hacerlo, aparece el cuadro de diálogo de búsqueda de clientes igual que en el caso de la selección del cliente pagador. Si se dispone de escáner de DNI, se depositan sobre él tantos documentos como huéspedes y la lista se va cubriendo automáticamente.
• Precio
  En esta casilla aparece el precio según todas las opciones escogidas en el proceso de check-in. Si se desea modificar el precio, solamente hay que seleccionar el cuadrado que se encuentra junto al precio y ya se podrá escribir la cantidad que se desee.
• Aceptación del check-in
  Al pulsar sobre la casilla Aceptar, aparece un cuadro resumen del check-in que se acaba de realizar con todos los datos. Lo único que se puede seleccionar en esta pantalla es si se imprime un resguardo del dinero entregado como prepago. Si todo es correcto se elige la opción Confirmar y si hay algún error se cierra la ventana y se corrige.
• Parte de viajeros
  Al confirmar el check-in, aparece en pantalla un mensaje que pregunta si se desea crear un parte de viajeros. Si se responde Aceptar, aparece una pantalla donde se pueden seleccionar los huéspedes para los que se desea crear parte de viajeros y donde se pueden imprimir las copias que se deseen de los partes creados.